Toda
empresa de alimentos en alguna ocasión o varias ha recibido visitas de
inspección, las cuales pueden ser internas (pueden ser del área de calidad,
producción, gerencia o por auditores internos si se tiene el programa de auditorias bien diseñado e implementado) o externas (clientes actuales,
clientes potenciales, auditores externos o las entidades de vigilancia y
control). En ambos casos cumplir con todos los requisitos es igual de
importante, pero en las visitas de inspección externas se arriesga más como
empresa si no se cumplen a cabalidad los requisitos que pide la Resolución 2674 del 2013.
Con
este artículo daremos las pautas a seguir para que esas visitas de inspección
se reciban sin temor y con la seguridad que la calificación o nivel de desempeño
que obtenga la empresa estará dentro de unos parámetros elevados.
Antes
de empezar dejaremos en claro algo, el nivel de cumplimiento que obtengan la
empresa, como su mismo nombre lo dice, dependerá SIEMPRE de la empresa, de ese
cumplimiento que se dé a los requisitos que pide la Resolución 2674. De esto
dependerá que para el caso del INVIMA, el concepto que reciba la empresa sea
FAVORABLE o FAVORABLE CONDICIONADO; que un cliente potencial o actual nos deje
NO CONFORMIDADES MAYORES O MENORES o que solo deje fortalezas; o que la
Gerencia diga “se está haciendo un excelente trabajo” o “¿qué paso, porque no
estamos cumpliendo?”. Lo que queremos decir es que si la empresa sigue estas
pautas de forma consciente y prestando todos los recursos tanto humanos como
económicos, la calificación podrá alcanzar porcentajes superiores al 80% y no
obtener hallazgos en los diferentes ítems o tenerlos en muy pocos y que serán fáciles
de solucionar.
Una
vez dicho esto, comencemos:
1. Leer y entender la Resolución 2674 del 2013
Esta
resolución es la base de trabajo de las áreas de Calidad y Producción, ya que
en cada uno de los capítulos de esta se darán los requisitos y normas que deben
cumplir dichas áreas; por lo tanto, si no se conoce la resolución, ¿cómo vamos
a saber el camino que debe recorrer la empresa en cada uno de sus procesos?, ¿cómo
vamos a saber que debemos cumplir como empresa de alimentos?.
Por
lo anterior, los invitamos a buscar, leer y analizar cada uno de los capítulos de
la Resolución 2674 y después de haber hecho esto comenzará el trabajo pesado
(no es cierto, nada es difícil cuando se quieren las cosas, claro que todo requiere esfuerzo, pero después se
verán los resultados).
2. Pasar por cada una de las áreas de producción y
logística y revisar las instalaciones locativas
Este
es uno de los pasos que más traerá diferencias y negativas por parte de la
Gerencia ya que la solución de hallazgos puede requerir inversión económica;
pero se debe entender que el cumplimiento de los requisitos en cuanto a la
infraestructura de las áreas de almacenamiento, producción y empaque de alimentos,
es uno de los factores que más se tiene en cuenta en la calificación de los
requisitos, por lo mismo se mencionan de distintas formas y en varios
numerales de la resolución, afectando su incumplimiento en gran medida la
calificación final.
En
esta inspección de las áreas se deben mirar muy bien los alrededores, techos,
paredes, pisos, ventanas, puertas, escaleras o estructuras elevadas, lámparas y
tuberías, así como los baños y áreas de descanso; y en estos observar los
rincones y lugares que en el día a día pasan desapercibidos. En esta revisión
se observara:
- Que se tengan colores claros
- Si hay daños, grietas, humedades o aspectos similares
- Falta de barreras físicas contra plagas o contaminación externa
- Diseño que dificulte la limpieza o que pueda generar contaminación
- Falta de paredes, demarcaciones o señalización, para que las áreas se vean bien separadas
- Distribución de las áreas para que la secuencia del proceso sea lógica y no hallan cruces que generen contaminación cruzada
- Condiciones del personal que dificulten la realización de los procesos y los pongan en riesgo de contaminación (buena temperatura, iluminación, confort físico para la realización de los procesos)
- Dotación de los servicios sanitarios
Cuando
se requiera, se puede mostrar con el Programa de Limpieza y Desinfección y sus
registros, la garantía de la no contaminación del producto.
3. Revisar los equipos, superficies, herramientas
de trabajo y utensilios de todos los procesos y áreas de almacenamiento,
producción y empaque
Los
equipos son los que de forma directa van a transformar y a proporcionar las
características sensoriales y de calidad al producto y las herramientas de
trabajo, utensilios y superficies (cucharones, recipientes de almacenamiento,
canastas, baldes, canecas, utensilios de aseo, mesas de trabajo, pocetas, entre otros) pueden generar riesgos
de contaminación al producto ya que están en contacto directo con los alimentos
o hacen parte de los procesos de limpieza y desinfección, por lo tanto se debe
revisar que:
- Los equipos tengan sistemas o métodos de medición y control adecuados y confiables (para controles de temperatura, tiempo, tamaño, entre otros controles de proceso)
- Estén fabricados con materiales apropiados, que no generen contaminación a los productos
- No tengan orificios o partes que ayuden a la acumulación de residuos y dificulten la limpieza
- No estén hechos de materiales que desprendan partículas
- Estén en buen estado: no estén quebrados, dañados, doblados o sucios
Este
ítem también puede generar inversión, pero su no cumplimiento se puede manejar
más fácilmente con el Programa de Limpieza y Desinfección, donde se demuestre
que la limpieza garantiza la eliminación de residuos.
Siempre
lo he dicho, podemos tener una planta muy moderna que cumpla con el diseño y
los materiales requeridos, pero si la limpieza no se ve, igualmente no
cumplimos, mientras que en ocasiones, alguna pequeña falla en la infraestructura
(como grietas en el piso o paredes) se puede mostrar muy leve, si la limpieza
de la planta es impecable.
4. Revisar que se tengan todos los programas y
documentos que pide la Resolución 2674 y hacer los ajustes que hagan falta
Este
es uno de los pasos que más se incumplen en las empresas ya que puede ser que
la infraestructura cumpla, los equipos, superficies y herramientas de trabajo
cumplan, PERO al momento de revisar los registros, los programas y la
documentación de los diferentes procesos y procedimientos, nos encontramos que
no se tiene nada documentado o peor aún, se tienen, pero no se verifica periódicamente
su cumplimiento.
En
este punto hablamos de programas
básicos pero muy importantes para garantizar la inocuidad de los alimentos; pero como
se tiene la creencia que estos programas no son importantes o no sirven, por
eso no se hacen o no se monitorean, pero la
confiabilidad de los procesos y de los productos está en la documentación de
los programas así como de su seguimiento. Lo que hacemos como empresa no
sirve, cuando no tenemos un sistema de verificación y control periódico de los
procesos y disponer de este es la parte más sencilla una vez se tiene todo
documentado.
Bueno,
después de tanta explicación vamos a decir cuáles son los programas y
documentos que DEBEMOS tener y a los cuales se les debe hacer monitoreo
constante (pero bien realizado):
1. Planes
de saneamiento:
a.
Programa
de Limpieza y Desinfección
b.
Programa
de Manejo Integral de Residuos Sólidos y Líquidos
c.
Programa
de Control de Plagas
d.
Programa
de Abastecimiento de Agua Potable
2. Plan
de Capacitación del personal manipulador de alimentos
3. Programa
de Calibración de Equipos e Instrumentos de Medición
4. Programa
de Mantenimiento Preventivo
5. Especificaciones
y Fichas Técnicas de Materias Primas y Producto Terminado
6. Plan de
Muestreo de Laboratorio
7. Controles de
Procesos: Para aquellos procesos críticos, no pueden faltar los controles que permitirán
garantizar la inocuidad y calidad del producto
8. Avisos
alusivos a las normas higiénicas de los manipuladores y al lavado de manos
Todos estos documentos deben estar
bien identificados y almacenados, así como deben tener un responsable claro de
la verificación y seguimiento de cada uno de los procesos o actividades.
5. Tomar el formato del Perfil Higiénico Sanitario
y realizar una auto inspección.
Después de haber pasado por los
pasos 1 al 4 con la mayor conciencia posible, este último se debe hacer sin
mayores dificultades.
Como el objetivo es una calificación
general igual o superior al 80%, se deben corregir los puntos donde la puntuación
haya sido 1 o 0. (Si son exigentes con ustedes mismos, imaginamos que buscaran
tener un 100%)
Al realizar la auto inspección de la
planta de producción y cada uno de sus procesos, se debe hacer con los ojos de
un auditor externo, con los ojos de alguien que los visita por primera vez, con
los ojos del consumidor; lo que básicamente estamos diciendo, es que se debe
ser muy exigente y sincero, por lo que recomendamos que se hagan dos auto
inspecciones, una por el área de calidad y otra por una persona delegada por la
Gerencia (para esta última, se le debe dar a conocer la resolución con
anterioridad).
Una vez se tengan ambos resultados, estos
se comparan y se ponen en común las opiniones y se dan los argumentos del porqué
de la puntuación a cada ítem (esto ayudara al área de calidad a ver cosas que
muchas veces se vuelven paisaje, lo digo sinceramente porque me ha pasado).
Cuando se haya sacado el resultado final, se debe analizar la puntuación
obtenida y definir si se está satisfecho con esta o no y así hacer los ajustes
a cada uno de los ítems donde la puntuación no fue la esperada.
PARA RECORDAR: En todos los
puntos mencionados, se deben incluir los vehículos de transporte y distribución
y no se puede olvidar que los
conductores también son manipuladores de alimentos.
AHORA, ADELANTE, A PONERSE MANOS A
LA OBRA Y CALIFICAR LA EMPRESA DE LA FORMA MÁS CONSCIENTE Y EXIGENTE POSIBLE.
NO TENGAN MIEDO DE SER DUROS CON USTEDES, ESTO SERVIRÁ PARA QUE AL MOMENTO DE
RECIBIR UN AUDITOR EXTERNO (QUE NO TENDRÁ LA MÍNIMA COMPASIÓN), NO LES DOLERÁN
LAS PALABRAS QUE DIGAN O MEJOR AÚN, NO LAS RECIBIRÁN PORQUE NO TENDRÁ NADA QUE
DECIR QUE LOS AFECTE EN GRAN MEDIDA Y LAS PEQUEÑAS OBSERVACIONES QUE HAGAN VAN
A SER SIMPLES GRANOS DE ARENA QUE SE PUEDEN LIMPIAR FÁCILMENTE.
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