PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El mantenimiento preventivo de los equipos es una de las formas para garantizar la eficiencia en la producción, ya que con este se evitan paros inesperados que afectan las órdenes de producción. Pero, ¿como lograr que estas actividades se hagan correctamente y como bien decimos de forma preventiva, si poner a los responsables de producción y mantenimiento de acuerdo es un dilema constante?. Como me ha tocado vivirlo en muchas ocasiones no lo voy a negar, es una tarea muy difícil, es de mucho dialogo, alguna que otra discusión, pero a la larga lo que ambos responsables deben pensar es en lo que es mejor para la empresa y trabajar de la mejor forma posible y como un equipo, buscando un bien común.

Sacar el tiempo en la producción para hacer el mantenimiento a un equipo es a veces difícil (vuelvo a decirlo, nos preocupa tanto sacar la producción que pasamos a un segundo plano actividades tan indispensables como la del mantenimiento de equipos); pero se debe encontrar la forma de hacerlo si no queremos que pase lo que muchas veces ya ha sucedido, un paro obligado en la producción con consecuencias como tiempos a veces muy largos y retrasos en las entregas acordadas, todo por aplazar un mantenimiento que en el momento y con la programación adecuada pudo ser de unas pocas horas (si mucho).

Lo importante de este tema es poner de acuerdo, como dijimos inicialmente, a las personas responsables de cada área y comenzar a documentar e implementar el Programa de Mantenimiento Preventivo, iniciando por sacar el tiempo para hacer un buen Cronograma de Mantenimiento (ver muestra) y en lo posible, cumplirlo. En el cronograma se debe ver la fecha probable del mantenimiento y en lo posible, respetarla; en caso de que no se cumpla según lo programado, en el formato de Reporte de Mantenimiento se especifica por qué no se realizó según lo programado.

Aquí les diremos cuales son algunos de los registros que se deben tener en este programa para cumplir con la normatividad (tanto de seguridad y salud ocupacional, como de calidad) y garantizar que el mantenimiento será en lo posible, preventivo y no  correctivo.

Para empezar, se deben tener formatos de Inspección de Equipos (ver muestra) y de Infraestructura (ver muestra). Con estos se busca ver cómo está cada una de las partes de los equipos y de la planta física, si hay desgaste, si se requiere cambio de repuestos, si hay que hacer ajustes o reparaciones y según lo que se detecte, se programa el mejor momento para el mantenimiento junto con el área de producción. El responsable de mantenimiento debe ser muy claro con la información y decir cuánto es el tiempo máximo que el equipo puede trabajar bajo esas condiciones, que le puede pasar si se trabaja de esa forma, el tiempo que se demora el mantenimiento, entre otras. En la parte de infraestructura, el mantenimiento se debe hacer de forma que no genere riesgos de contaminación al producto. Si las fallas en los equipos o en la infraestructura son detectadas por una persona diferente al responsable de mantenimiento, estas se deben reportar como una Solicitud de Mantenimiento (ver muestra) y hacérsela llegar al responsable del área para que programen dicha actividad.

Luego de tener la inspección de los equipos y de la planta física, se procede a realizar el mantenimiento programado. Para este se debe llevar un formato de Reporte de Mantenimiento (ver muestra) donde se registre todo lo que se hizo al equipo o a la infraestructura, los repuestos que se utilizaron, si se generaron facturas, si se tuvo que llamar a un tercero, el tiempo que duro el mantenimiento y cualquier detalle que permita llevar los indicadores de mantenimiento y hacer los informes de esta área. Si el equipo se debe trasladar a un lugar diferente a la empresa, se recomienda generar una Orden de Salida (ver muestra), firmada por la persona a la que se le está entregando el equipo y sellada, dejando muy clara la fecha de salida. A la entrega del equipo por parte del tercero, este debe dejar muy claro el mantenimiento que se hizo, los repuestos cambiados, para llenar el Reporte de Mantenimiento.

Estos son solo los formatos básicos del Programa de Mantenimiento, pero cada empresa decide que otra información desea en esta área para llevar un mejor control de los equipos y así hacerlos más eficientes (Hoja de Vida de Equipos, Inventario de Repuestos, Inventario de Herramientas, Costos de Mantenimiento, Tiempos de Respuesta a Solicitudes de Mantenimiento, entre otras).

Estamos dispuestos para prestarles toda la colaboración en cuanto a la inspección de los equipos, la mejora y diseño de estos y el mantenimiento de los mismos. Contáctenos y cuente con nuestra asesoría.