PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El mantenimiento preventivo de los equipos es una de las formas para garantizar la eficiencia en la producción, ya que con este se evitan paros inesperados que afectan las órdenes de producción. Pero, ¿como lograr que estas actividades se hagan correctamente y como bien decimos de forma preventiva, si poner a los responsables de producción y mantenimiento de acuerdo es un dilema constante?. Como me ha tocado vivirlo en muchas ocasiones no lo voy a negar, es una tarea muy difícil, es de mucho dialogo, alguna que otra discusión, pero a la larga lo que ambos responsables deben pensar es en lo que es mejor para la empresa y trabajar de la mejor forma posible y como un equipo, buscando un bien común.

Sacar el tiempo en la producción para hacer el mantenimiento a un equipo es a veces difícil (vuelvo a decirlo, nos preocupa tanto sacar la producción que pasamos a un segundo plano actividades tan indispensables como la del mantenimiento de equipos); pero se debe encontrar la forma de hacerlo si no queremos que pase lo que muchas veces ya ha sucedido, un paro obligado en la producción con consecuencias como tiempos a veces muy largos y retrasos en las entregas acordadas, todo por aplazar un mantenimiento que en el momento y con la programación adecuada pudo ser de unas pocas horas (si mucho).

Lo importante de este tema es poner de acuerdo, como dijimos inicialmente, a las personas responsables de cada área y comenzar a documentar e implementar el Programa de Mantenimiento Preventivo, iniciando por sacar el tiempo para hacer un buen Cronograma de Mantenimiento (ver muestra) y en lo posible, cumplirlo. En el cronograma se debe ver la fecha probable del mantenimiento y en lo posible, respetarla; en caso de que no se cumpla según lo programado, en el formato de Reporte de Mantenimiento se especifica por qué no se realizó según lo programado.

Aquí les diremos cuales son algunos de los registros que se deben tener en este programa para cumplir con la normatividad (tanto de seguridad y salud ocupacional, como de calidad) y garantizar que el mantenimiento será en lo posible, preventivo y no  correctivo.

DOCUMENTOS DEL PROGRAMA DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN Y FORMATOS DE VERIFICACIÓN

En días pasados hablamos de cómo se documenta el Programa de Limpieza y Desinfección y en este articulo (si deseas volver a leerlo ve a este link: Como documentar el programa de limpieza y desinfección) hacíamos mención al hecho de que siempre se debe hacer un monitoreo y verificación de las actividades correspondientes para garantizar el cumplimiento, y con este la inocuidad de los productos que la empresa elabora.

También mencionábamos que las principales actividades o procedimientos llevan un formato o un documento propio y que estos se ponían como anexos en el programa. Ahora, como continuación a esta guía, en este artículo les hablaremos de cuáles son esos formatos y documentos imprescindibles en el programa y les daremos un ejemplo guía, el cual pueden ser ajustado, modificado o cambiado según sus propias necesidades; con este solo les damos una base o una luz en el camino, ya que si como a mí, que cuando comencé a documentar todos estos procedimientos me sentía perdida en el ¿por dónde empiezo o como se hace?, espero les sean útiles al responderse esta pregunta.

Comencemos con las Normas generales de higiene y de ingreso a la planta de producción. Estas no pueden faltar si queremos garantizar la calidad de los productos, ya que estas van a evitar que haya contaminación cruzada o introducción de peligros al producto ya sean físicos (piedras, aretes, etc.), químicos (perfumes o cremas) o biológicos (virus, bacterias), pero será en otra oportunidad donde hablaremos más a fondo de este tema.

Estas normas van en un documento aparte y listado en los documentos asociados en el programa y pueden ser tan detalladas o simples como según lo necesite la empresa, aquí les mostramos solo un ejemplo:

Documento para los normas de higiene y de ingreso

Teniendo estas normas, sería lógico tener un formato para verificar su cumplimiento. Este aplica a los operarios de la empresa, ya que son ellos los que diariamente están manipulando los alimentos y por ende, son el factor que más contaminación causa a estos. Para monitorear el cumplimiento de estas normas damos los siguientes formatos como guía:

COMO DOCUMENTAR UN PROGRAMA DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN

Uno de los factores que más incide en la calidad de los productos que se elaboran en cualquier empresa de alimentos y en la prevención de la contaminación de estos, es la eficacia en los procedimientos de limpieza y desinfección que se realizan en cada una de las áreas de fabricación, empaque, almacenamiento, distribución y comercialización.

En muchas empresas se tiene la creencia que limpiar y desinfectar es lo mismo o que se puede desinfectar sin haber limpiado o que al limpiar ya estamos desinfectando, cuando esto es completamente errado, y esta falsa creencia se debe a que estas empresas no cuentan con el personal idóneo que les enseñe las diferencias de estos términos, la importancia de estos procesos y mucho menos tienen quien documente e implemente un programa de limpieza y desinfección adecuado a las necesidades de la empresa y menos que capacite al personal en la correcta realización de estos procedimientos.

Al ser este uno de los programas requisito en el Plan de Saneamiento y como tal, uno de los motores que llevan a lograr y mantener la inocuidad de los alimentos; toda empresa debe tenerlo disponible y al alcance de las personas que realizan estas actividades y estas personas deben estar en la completa capacidad de desempeñar todas las funciones que implican el desarrollo de este programa.

 

Con esta guía queremos aportar al mejoramiento y mantenimiento de la calidad de los productos por medio de la correcta realización de las actividades de limpieza y desinfección. Cabe aclarar que las empresas que no cuentan con un profesional en el área de alimentos, pueden documentar este programa con la guía que acá les presentamos, teniendo como responsable de esta a un supervisor o una persona de esta línea de mando, pero el seguimiento y monitoreo del programa debe estar de la mano y bajo la responsabilidad de una persona idónea y con experiencia en el tema, ya que es ésta la que tendrá la capacidad de entrenar al personal en el manejo de los documentos y formatos y es la que hará la verificación de que todas las actividades se realizan conforme a lo estipulado en el programa.

Comencemos entonces con los pasos para realizar el Programa de Limpieza y Desinfección:

CAPACITACIÓN CONTINUA EN MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS: TEMA FUNDAMENTAL PARA GARANTIZAR LA INOCUIDAD DE LOS ALIMENTOS

En la industria alimentaria, la capacitación en manipulación de alimentos y temas relacionados con la inocuidad de los productos son fundamentales para garantizar la calidad de estos, ya que es en este punto donde enseñamos y recordamos a nuestros colaboradores las normas higiénicas que deben seguir, como deben hacerse los procesos de forma que no se genere una contaminación cruzada, cuales son los puntos de control críticos para evitar los peligros que pueden entrar en los alimentos, entre otros.

Entendiendo la importancia de mantener capacitado al personal manipulador, podemos entender la necesidad de documentar, verificar y actualizar el Programa de Capacitación Continua que nos pide la Resolución 2674 del 2013; pero es en este punto donde muchas empresas pecan por desconocimiento y hacen que sus trabajadores realicen el curso de manipulación de alimentos año, tras año, tras año, pensando erróneamente que con este se cubre este aspecto, cuando lo que pide la resolución es que la empresa tenga un plan de capacitación continuo y permanente de por lo menos 10 horas anuales. Teniendo este punto cubierto, el personal solo haría el curso de manipulación de alimentos una vez, al momento de ingresar a la empresa y la educación y capacitación que pide la resolución se mantendría por medio del Programa de Capacitación Continua, el cual abarcara, además de las normas higiénicas de los manipuladores y las normas de manipulación (que es lo que se enseña en el Curso de Manipulación de Alimentos, como lo verá en el link asociado, donde mostraremos cada uno de los módulos básicos que hacen parte de dicho curso), todos los temas que se consideren pertinentes en cuanto a los controles de los procesos propios de la empresa, el sistema HACCP y aquellos temas que la empresa considere que hay que reforzar.

Pero entonces, si esto es así, ¿porque las empresas siguen enviando a sus trabajadores a hacer el curso de manipulación de alimentos? Y la respuesta seria: porque es más “fácil” desentendernos del tema de capacitación durante el resto del año, sin saber que es la misma empresa la que sufrirá las consecuencias cuando sus colaboradores no estén capacitados para tomar decisiones en el momento de presentarse una no conformidad, o no saber qué hacer si se presenta una falla en un proceso, o no saber algo tan sencillo y básico como la preparación de los productos de limpieza y desinfección y porque de la importancia de esto y esto NO lo enseñan en el curso de manipulación de alimentos, sino que es propio del Plan de Capacitación interno.

Ante todo esto hay que aclarar que este programa de capacitación debe estar bajo la responsabilidad de una persona idónea, que debe demostrar formación y experiencia en áreas de higiene de alimentos, Buenas Prácticas de Manufactura y sistemas preventivos de aseguramiento de la calidad para así poder certificar la confiabilidad del programa; además dicho programa debe estar documentado y cumplir con los requisitos que pide la Resolución 2674 (Capitulo III, Artículo 13). Se debe tener en cuenta también que se debe actualizar anualmente, cambiando o mejorando los temas de capacitación.

Para terminar y como entendemos que en ocasiones es difícil tener todo el personal disponible para dictarles una capacitación, les brindamos, además de la documentación del Plan de Capacitación Continuo, dictar las charlas en su propia empresa y en los horarios y días de la semana que más se ajusten a sus necesidades.

5 PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA RECIBIR UNA VISITA DE INSPECCIÓN SIN INCONVENIENTES Y OBTENER UN NIVEL DE CUMPLIMIENTO EN EL PERFIL HIGIENICO SANITARIO POR ENCIMA DEL 80%

Toda empresa de alimentos en alguna ocasión o varias ha recibido visitas de inspección, las cuales pueden ser internas (pueden ser del área de calidad, producción, gerencia o por auditores internos si se tiene el programa de auditorias bien diseñado e implementado) o externas (clientes actuales, clientes potenciales, auditores externos o las entidades de vigilancia y control). En ambos casos cumplir con todos los requisitos es igual de importante, pero en las visitas de inspección externas se arriesga más como empresa si no se cumplen a cabalidad los requisitos que pide la Resolución 2674 del 2013.

Con este artículo daremos las pautas a seguir para que esas visitas de inspección se reciban sin temor y con la seguridad que la calificación o nivel de desempeño que obtenga la empresa estará dentro de unos parámetros elevados.

Antes de empezar dejaremos en claro algo, el nivel de cumplimiento que obtengan la empresa, como su mismo nombre lo dice, dependerá SIEMPRE de la empresa, de ese cumplimiento que se dé a los requisitos que pide la Resolución 2674. De esto dependerá que para el caso del INVIMA, el concepto que reciba la empresa sea FAVORABLE o FAVORABLE CONDICIONADO; que un cliente potencial o actual nos deje NO CONFORMIDADES MAYORES O MENORES o que solo deje fortalezas; o que la Gerencia diga “se está haciendo un excelente trabajo” o “¿qué paso, porque no estamos cumpliendo?”. Lo que queremos decir es que si la empresa sigue estas pautas de forma consciente y prestando todos los recursos tanto humanos como económicos, la calificación podrá alcanzar porcentajes superiores al 80% y no obtener hallazgos en los diferentes ítems o tenerlos en muy pocos y que serán fáciles de solucionar.

Una vez dicho esto, comencemos:

1. Leer y entender la Resolución 2674 del 2013

Esta resolución es la base de trabajo de las áreas de Calidad y Producción, ya que en cada uno de los capítulos de esta se darán los requisitos y normas que deben cumplir dichas áreas; por lo tanto, si no se conoce la resolución, ¿cómo vamos a saber el camino que debe recorrer la empresa en cada uno de sus procesos?, ¿cómo vamos a saber que debemos cumplir como empresa de alimentos?.

Por lo anterior, los invitamos a buscar, leer y analizar cada uno de los capítulos de la Resolución 2674 y después de haber hecho esto comenzará el trabajo pesado (no es cierto, nada es difícil cuando se quieren las cosas, claro que todo requiere esfuerzo, pero después se verán los resultados).

2. Pasar por cada una de las áreas de producción y logística y revisar las instalaciones locativas

Este es uno de los pasos que más traerá diferencias y negativas por parte de la Gerencia ya que la solución de hallazgos puede requerir inversión económica; pero se debe entender que el cumplimiento de los requisitos en cuanto a la infraestructura de las áreas de almacenamiento, producción y empaque de alimentos, es uno de los factores que más se tiene en cuenta en la calificación de los requisitos, por lo mismo se mencionan de distintas formas y en varios numerales de la resolución, afectando su incumplimiento en gran medida la calificación final.

En esta inspección de las áreas se deben mirar muy bien los alrededores, techos, paredes, pisos, ventanas, puertas, escaleras o estructuras elevadas, lámparas y tuberías, así como los baños y áreas de descanso; y en estos observar los rincones y lugares que en el día a día pasan desapercibidos. En esta revisión se observara:

PERFIL HIGIENICO SANITARIO: HACER EL DIAGNOSTICO ES SENCILLO, CUMPLIR LOS REQUISITOS ES LO QUE CUESTA, EN TODOS LOS SENTIDOS.

En mi recorrido por diversos sectores de la industria de alimentos he aprendido lo difícil que es CONVENCER a la alta gerencia de la importancia del cumplimiento de cada uno de los requisitos que nos menciona la Resolución 2674 del 2013; garantizando con esto la inocuidad de los productos elaborados. Pero ¿en que radica esta dificultad?. Para entenderlo mejor, hablaremos del Perfil Higiénico Sanitario y de lo que pide la resolución, la cual es la base para la elaboración de éste (cabe aclarar, que esta nueva resolución entró a modificar al Decreto 3075 de 1997, el cual estuvo en vigencia por más de 10 años).

Este perfil es el diagnostico que hacemos de las condiciones sanitarias de la empresa, teniendo como base en el formato que se vaya a utilizar, cada uno de los capítulos, artículos y numerales de la Resolución 2674. Este formato debe contener un encabezado con el nombre de la empresa y la fecha en que se hace el diagnóstico y 5 columnas en las que se pondrá: el numeral del capítulo, el detalle de cada numeral, los hallazgos en ese numeral, la puntuación máxima para cada punto y por último la puntuación obtenida. La puntuación se dará de acuerdo a que si el cumplimiento es parcial o total (calificación de 1 o 2 respectivamente) o hay un incumplimiento (calificación de 0) de algún punto, así como si estos No Aplican (N.A) o son No Observados (N.O). Al final se sumaran todos los puntos para obtener el porcentaje de cumplimiento (Sumatoria de puntaje máximo / Sumatorio de puntaje observado X 100).

PRODUCCIÓN O CALIDAD

Siempre lo he pensado, a muchos nos ha tocado ser juez y parte en estas áreas aun sabiendo las implicaciones de esto, pero ¿como le decimos que no al jefe?.

Muy sencillo, con argumentos validos podemos defender nuestra posición al respecto y hacer ver de la forma más diplomática, que tanto producción como calidad requieren personas diferentes para poder cumplir a cabalidad con todas las tareas y responsabilidades que cada una tiene; garantizando así el cumplimiento de los indicadores de gestión.

PRODUCCIÓN + MANTENIMIENTO + SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO = CALIDAD TOTAL

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Se preguntaran ¿porque nos enfocamos en estas áreas para brindar nuestro servicio de consultoría?; pues la respuesta es muy simple: si estas áreas funcionan y trabajan con un engranaje perfecto, la calidad de los productos y de los colaboradores (entendiendo esta calidad como su bienestar), será ideal.

En mi experiencia he observado que estas áreas trabajan como entes independientes en las empresas, elaborando planes de trabajo y cambios en los procesos sin contar con la opinión y apoyo de los demás grupos de trabajo. Esto ocasiona que al momento de poner en marcha dichos planes, las áreas choquen entre sí porque no se tuvieron en cuenta factores intrínsecos al proceso como: los tiempos de producción, la calidad de los productos, el confort de los colaboradores, entre otros; afectando con ello un ítem muy importante para la empresa, el costo de las operaciones.

Si las áreas de Producción, Mantenimiento y Seguridad y Salud en el Trabajo, ponen su empeño en trabajar juntas; las ideas que cada una plantee para la mejora continua de los procesos de la empresa, estarán en función de lograr el mayor beneficio para el producto y para los colaboradores.

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Concluimos así que las empresas tendrán resultados más beneficiosos para todos, cuando los empresarios y su equipo de trabajo se den cuenta que para lograr mayores y jugosos frutos, se deben sembrar las semillas del trabajo en equipo.

Te invitamos a que con nuestra guía, busques el mayor rendimiento para tu empresa.

Paula Hurtado Londoño – Responsable de Calidad y Producción en MAGEIN Consultores.

Introducción

Hoy en día, las empresas están siendo más controladas por diversas entidades, las cuales velan por el buen desarrollo de los procesos, la calidad de los productos y el bienestar de los empleados. Partiendo de esta base, los empleadores buscan mejorar sus procesos y cumplir con la normatividad legal, la cual les da las pautas de trabajo para garantizar los aspectos mencionados anteriormente.

A esto además se le suma la falta de compromiso que tienen muchos trabajadores que hacen el trabajo superficialmente, sin profundizar en el detalle del cuidado en actividades tan básicas como son el aseo, el orden y el autocuidado, llevando esto a accidentes de trabajo, a pérdidas de tiempo o a poca productividad en los procesos, ya sea por tiempos muertos o por fallas en los equipos; todo esto debiendose al poco cuidado de las funciones básicas o a los pocos o insuficientes controles en los procesos y las áreas.

Con nuestra guía podrá mejorar los procesos de su empresa manteniendo el bienestar de los empleados y una optima calidad de los productos que ofrece, logrando con esto un desarrollo integral de todas las áreas que componen su actividad productiva