5 PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA RECIBIR UNA VISITA DE INSPECCIÓN SIN INCONVENIENTES Y OBTENER UN NIVEL DE CUMPLIMIENTO EN EL PERFIL HIGIENICO SANITARIO POR ENCIMA DEL 80%

Toda empresa de alimentos en alguna ocasión o varias ha recibido visitas de inspección, las cuales pueden ser internas (pueden ser del área de calidad, producción, gerencia o por auditores internos si se tiene el programa de auditorias bien diseñado e implementado) o externas (clientes actuales, clientes potenciales, auditores externos o las entidades de vigilancia y control). En ambos casos cumplir con todos los requisitos es igual de importante, pero en las visitas de inspección externas se arriesga más como empresa si no se cumplen a cabalidad los requisitos que pide la Resolución 2674 del 2013.

Con este artículo daremos las pautas a seguir para que esas visitas de inspección se reciban sin temor y con la seguridad que la calificación o nivel de desempeño que obtenga la empresa estará dentro de unos parámetros elevados.

Antes de empezar dejaremos en claro algo, el nivel de cumplimiento que obtengan la empresa, como su mismo nombre lo dice, dependerá SIEMPRE de la empresa, de ese cumplimiento que se dé a los requisitos que pide la Resolución 2674. De esto dependerá que para el caso del INVIMA, el concepto que reciba la empresa sea FAVORABLE o FAVORABLE CONDICIONADO; que un cliente potencial o actual nos deje NO CONFORMIDADES MAYORES O MENORES o que solo deje fortalezas; o que la Gerencia diga “se está haciendo un excelente trabajo” o “¿qué paso, porque no estamos cumpliendo?”. Lo que queremos decir es que si la empresa sigue estas pautas de forma consciente y prestando todos los recursos tanto humanos como económicos, la calificación podrá alcanzar porcentajes superiores al 80% y no obtener hallazgos en los diferentes ítems o tenerlos en muy pocos y que serán fáciles de solucionar.

Una vez dicho esto, comencemos:

1. Leer y entender la Resolución 2674 del 2013

Esta resolución es la base de trabajo de las áreas de Calidad y Producción, ya que en cada uno de los capítulos de esta se darán los requisitos y normas que deben cumplir dichas áreas; por lo tanto, si no se conoce la resolución, ¿cómo vamos a saber el camino que debe recorrer la empresa en cada uno de sus procesos?, ¿cómo vamos a saber que debemos cumplir como empresa de alimentos?.

Por lo anterior, los invitamos a buscar, leer y analizar cada uno de los capítulos de la Resolución 2674 y después de haber hecho esto comenzará el trabajo pesado (no es cierto, nada es difícil cuando se quieren las cosas, claro que todo requiere esfuerzo, pero después se verán los resultados).

2. Pasar por cada una de las áreas de producción y logística y revisar las instalaciones locativas

Este es uno de los pasos que más traerá diferencias y negativas por parte de la Gerencia ya que la solución de hallazgos puede requerir inversión económica; pero se debe entender que el cumplimiento de los requisitos en cuanto a la infraestructura de las áreas de almacenamiento, producción y empaque de alimentos, es uno de los factores que más se tiene en cuenta en la calificación de los requisitos, por lo mismo se mencionan de distintas formas y en varios numerales de la resolución, afectando su incumplimiento en gran medida la calificación final.

En esta inspección de las áreas se deben mirar muy bien los alrededores, techos, paredes, pisos, ventanas, puertas, escaleras o estructuras elevadas, lámparas y tuberías, así como los baños y áreas de descanso; y en estos observar los rincones y lugares que en el día a día pasan desapercibidos. En esta revisión se observara:

• Que se tengan colores claros
• Si hay daños, grietas, humedades o aspectos similares
• Falta de barreras físicas contra plagas o contaminación externa
• Diseño que dificulte la limpieza o que pueda generar contaminación
• Falta de paredes, demarcaciones o señalización, para que las áreas se vean bien separadas
• Distribución de las áreas para que la secuencia del proceso sea lógica y no hallan cruces que generen contaminación cruzada
• Condiciones del personal que dificulten la realización de los procesos y los pongan en riesgo de contaminación (buena temperatura, iluminación, confort físico para la realización de los procesos)
• Dotación de los servicios sanitarios

Cuando se requiera, se puede mostrar con el Programa de Limpieza y Desinfección y sus registros, la garantía de la no contaminación del producto.

3. Revisar los equipos, superficies, herramientas de trabajo y utensilios de todos los procesos y áreas de almacenamiento, producción y empaque

Los equipos son los que de forma directa van a transformar y a proporcionar las características sensoriales y de calidad al producto y las herramientas de trabajo, utensilios y superficies (cucharones, recipientes de almacenamiento, canastas, baldes, canecas, utensilios de aseo, mesas de trabajo,  pocetas, entre otros) pueden generar riesgos de contaminación al producto ya que están en contacto directo con los alimentos o hacen parte de los procesos de limpieza y desinfección, por lo tanto se debe revisar que:

• Los equipos tengan sistemas o métodos de medición y control adecuados y confiables (para controles de temperatura, tiempo, tamaño, entre otros controles de proceso)
• Estén fabricados con materiales apropiados, que no generen contaminación a los productos
• No tengan orificios o partes que ayuden a la acumulación de residuos y dificulten la limpieza
• No estén hechos de materiales que desprendan partículas
• Estén en buen estado: no estén quebrados, dañados, doblados o sucios

Este ítem también puede generar inversión, pero su no cumplimiento se puede manejar más fácilmente con el Programa de Limpieza y Desinfección, donde se demuestre que la limpieza garantiza la eliminación de residuos.

Siempre lo he dicho, podemos tener una planta muy moderna que cumpla con el diseño y los materiales requeridos, pero si la limpieza no se ve, igualmente no cumplimos, mientras que en ocasiones, alguna pequeña falla en la infraestructura (como grietas en el piso o paredes) se puede mostrar muy leve, si la limpieza de la planta es impecable.

4. Revisar que se tengan todos los programas y documentos que pide la Resolución 2674 y hacer los ajustes que hagan falta

Este es uno de los pasos que más se incumplen en las empresas ya que puede ser que la infraestructura cumpla, los equipos, superficies y herramientas de trabajo cumplan, PERO al momento de revisar los registros, los programas y la documentación de los diferentes procesos y procedimientos, nos encontramos que no se tiene nada documentado o peor aún, se tienen, pero no se verifica periódicamente su cumplimiento.

En este punto hablamos de programas básicos pero muy importantes para garantizar la inocuidad de los alimentos; pero como se tiene la creencia que estos programas no son importantes o no sirven, por eso no se hacen o no se monitorean, pero la confiabilidad de los procesos y de los productos está en la documentación de los programas así como de su seguimiento. Lo que hacemos como empresa no sirve, cuando no tenemos un sistema de verificación y control periódico de los procesos y disponer de este es la parte más sencilla una vez se tiene todo documentado.

Bueno, después de tanta explicación vamos a decir cuáles son los programas y documentos que DEBEMOS tener y a los cuales se les debe hacer monitoreo constante (pero bien realizado):

1. Planes de saneamiento:

a.       Programa de Limpieza y Desinfección

b.       Programa de Manejo Integral de Residuos Sólidos y Líquidos

c.        Programa de Control de Plagas

d.       Programa de Abastecimiento de Agua Potable

    2. Plan de Capacitación del personal manipulador de alimentos

   3. Programa de Calibración de Equipos e Instrumentos de Medición

    4. Programa de Mantenimiento Preventivo

    5. Especificaciones y Fichas Técnicas de Materias Primas y Producto Terminado

    6. Plan de Muestreo de Laboratorio

    7. Controles de Procesos: Para aquellos procesos críticos, no pueden faltar los controles que permitirán garantizar la inocuidad y calidad del producto   

    8. Avisos alusivos a las normas higiénicas de los manipuladores y al lavado de manos

Todos estos documentos deben estar bien identificados y almacenados, así como deben tener un responsable claro de la verificación y seguimiento de cada uno de los procesos o actividades.

  

     5. Tomar el formato del Perfil Higiénico Sanitario y realizar una auto inspección.

Después de haber pasado por los pasos 1 al 4 con la mayor conciencia posible, este último se debe hacer sin mayores dificultades.

Como el objetivo es una calificación general igual o superior al 80%, se deben corregir los puntos donde la puntuación haya sido 1 o 0. (Si son exigentes con ustedes mismos, imaginamos que buscaran tener un 100%)

Al realizar la auto inspección de la planta de producción y cada uno de sus procesos, se debe hacer con los ojos de un auditor externo, con los ojos de alguien que los visita por primera vez, con los ojos del consumidor; lo que básicamente estamos diciendo, es que se debe ser muy exigente y sincero, por lo que recomendamos que se hagan dos auto inspecciones, una por el área de calidad y otra por una persona delegada por la Gerencia (para esta última, se le debe dar a conocer la resolución con anterioridad).

Una vez se tengan ambos resultados, estos se comparan y se ponen en común las opiniones y se dan los argumentos del porqué de la puntuación a cada ítem (esto ayudara al área de calidad a ver cosas que muchas veces se vuelven paisaje, lo digo sinceramente porque me ha pasado). Cuando se haya sacado el resultado final, se debe analizar la puntuación obtenida y definir si se está satisfecho con esta o no y así hacer los ajustes a cada uno de los ítems donde la puntuación no fue la esperada.

PARA RECORDAR: En todos los puntos mencionados, se deben incluir los vehículos de transporte y distribución y no se puede olvidar que los conductores también son manipuladores de alimentos.

AHORA, ADELANTE, A PONERSE MANOS A LA OBRA Y CALIFICAR LA EMPRESA DE LA FORMA MÁS CONSCIENTE Y EXIGENTE POSIBLE. NO TENGAN MIEDO DE SER DUROS CON USTEDES, ESTO SERVIRÁ PARA QUE AL MOMENTO DE RECIBIR UN AUDITOR EXTERNO (QUE NO TENDRÁ LA MÍNIMA COMPASIÓN), NO LES DOLERÁN LAS PALABRAS QUE DIGAN O MEJOR AÚN, NO LAS RECIBIRÁN PORQUE NO TENDRÁ NADA QUE DECIR QUE LOS AFECTE EN GRAN MEDIDA Y LAS PEQUEÑAS OBSERVACIONES QUE HAGAN VAN A SER SIMPLES GRANOS DE ARENA QUE SE PUEDEN LIMPIAR FÁCILMENTE.